کارایی چیست؟

کارایی نخستین سابقه و مدارک مربوط به کارسنجی و ارزیابی کارایی به سال 1760 میلادی بر می‌گردد، زمانی که یک فرانسوی به نام ژان برونه بررسی‌هایی در مورد عملیات انجام شده در ساخت سنجاق برای اصلاح فعل  و انفعالات آن انجام می‌داد. حتی صد سال قبل از مدیریت علمی نیز صاحبان صنایع فرانسه و انگلیس برای تعیین استانداردهای عملکرد(کارآیی) و اصلاح فعل و انفعالات، از نوعی اندازه‌گیری کار استفاده می‌کردند.

ساده ترین و کلی ترین تعریف کارایی را پیتر دراکر ارائه کرده است. او می گوید: ” کارایی عبارت است از انجام درست کارها”.  لذا کارایی صرفاً مقایسه ای است بین منابعی که انتظار می ورد برای دسترسی به اهداف، مقاصد و فعالیت های خاص مصرف شوند و منابعی که واقعاً در این مسیر مصرف شده اند( برهانی، 1387).

کارآیی به نسبت کمیت خدمات و تولیدات ارائه شده به هزینه مالی یا نیروی کار که برای ارائه آنها لازم است اشاره دارد. با این حال این مقیاس و شیوه ‌اند‌ازه‌گیری بهره‌وری، میزان رضایت مشتری یا میزان دسترسی به هدف مطلوب را اندازه نمی‌گیرد (آذر و همکاران، 1386).

از نظر کاتز  و کان  (1978) کارایی نسبت ستاده‌های تولید شده به داده‌های لازم برای تولید این ستاده‌ها می‌باشد.  این دو محقق بین کارایی بالقوه و بالفعل تفاوت قائل می‌شوند . کارایی بالقوه مبین این است که یک سازمان اگر به صورت بهینه عمل کند، چقدر می‌تواند تولید کند، در حالی که کارایی بالفعل نسبت واقعی سطح ستاده به سطح واقعی داده‌هاست. کارایی بالفعل معمولاً از کارایی بالقوه کوچکتر است.  تعریف دیگر کارایی (راندمان) را نسبت بازده واقعی به بازده استاندارد می‌دانند یا در واقع نسبت مقدار کاری که انجام می‌شود به مقدار کاری که باید انجام شود.

دفت (1379) کارایی را میزان منابعی که برای تولید یک واحد محصول مصرف می‌شود می‌داند که می‌توان آنها را بر حسب نسبت مصرف به محصول محاسبه کرد. در ساده‌ترین حالت تنها یک ورودی و یک خروجی وجود دارد که کارایی نسبت ورودی به خروجی می‌باشد. مثلاً کارایی یک ماشین را می‌توان به وسیله تقسیم فاصله پیموده شده بر مقدار سوخت مصرف شده به دست آورد که می‌توان این نسبت را با سایر نسبت‌ها بدست آمده مقایسه نمود. اما در اکثر حالتها واحدها دارای چندین ورودی و خروجی می‌باشند در این حالت کارایی به گونه مجموع نسبت ستانده ها به مجموع داده ها محاسبه می گردد. از دید سازمانی، کارایی مربوط به اجرای درست کارها در سازمان است، یعنی تصمیماتی که با هدف کاهش هزینه‌ها، افزایش مقدار تولید و بهبود کیفیت محصول اتخاذ می‌شوند.

کارایی در مفهوم عام آن به معنای درجه و کیفیت رسیدن به مجموعه اهداف مطلوب است. بنابراین یک تولید کننده در صورتی کارا خواهد بود که بتواند به کلیه اهداف تولیدی که برای او در نظر گرفته شده برسد. مفهوم کارایی عموماً در سه سطح مختلف، خرد، سطح صنعت یا سازمان و سطح کلان به کار برده می شود( امامی میبدی، 1378).

به طور کلی کارآیی عبارت است ازنسبت بازده واقعی بدست آمده به بازدهی استاندارد و تعیین شده (مورد انتظار) یا نسبت مقدار کاری که انجام می‌شود به مقدار کاری که باید انجام شود. از جمله مقیاس‌هایی که برای تعریف و ارزیابی بهره‌وری ارائه شده‌اند، مقیاس‌های کارآیی هستند. مقیاس‌های کارآیی، نهاده‌ها یا منابع یک سازمان را با کالاها و خدمات نهایی که تولید می‌شوند، مقایسه می‌کنند.

انواع کارایی

فنی، تخصیصی، اقتصادی و مقیاس

ارزیابی کارایی 

با شروع دوره نهضت مدیریت علمی در اوایل سالهای 1900 میلادی فردریک تیلور، فرانک و لیلیان گیلبرت، به منظور افزایش کارآیی کارگران درباره تقسیم کار، بهبود شرایط کار و تعیین زمان استاندارد کار (سنجش کارآیی)، مطالعاتی را انجام دادند.

نکته مهم آنست که در غالب موارد واژه­ های بهره‌وری، کارآیی و اثر­بخشی بطور نابجا بکار گرفته شده یا با هم اشتباه می‌شوند. بهبود کارآیی، ارتقای بهره‌وری را تضمین نمی‌کند؛ افراد غالبا فکر می‌کنند، اگر کارآیی بهبود یابد، بهره‌وری بیشتر خواهد شد. کارآیی شرط لازم بهره‌وری است؛ اما شرط کافی نیست. در واقع برای بهره‌ور بودن، هم اثربخشی و هم کارآیی لازم است. کارآیی  نسبت محصول واقعی(یاخدمات ارائه شده) به محصول مورد انتظار است، در حالیکه اثربخشی، درجه تحقق هدف‌ها در سازمان است و بهره‌وری مجموع کارآیی و اثر بخشی را مورد نظر دارد( کاظمی، 1381).  یعنی مفهوم بهره‌وری در برگیرنده دو مفهوم اثربخشی و کارآیی است:

بهره‌وری = اثر بخشی + کارایی 

معمولا عوامل موثر در ارزیابی بهره‌وری در ارزیابی کارآیی هم تأثیر دارند و موجب افزایش یا کاهش آن می‌شوند. عوامل موثر در بهره‌وری به دو دسته کلی عوامل درون‌سازمانی(در اختیار و قدرت سازمان) و عوامل برون سازمانی یا محیطی که در کوتاه مدت خارج از کنترل سازمان هستند، تقسیم می‌شوند( رابینز، 1999) :

عوامل درون سازمانی خود شامل:

• عوامل نرم‌افزاری: اطلاعات، دستورالعمل ها، نقشه‌ها و فرمول ها.
• عوامل سخت‌افزاری: ماشین‌آلات و تجهیزات و ابزار، تکنولوژی، مواد اولیه ،منابع مالی و زمین.
• عوامل انسان‌افزاری یا مغزافزاری

الف. نیروی انسانی: توانایی، محیط کار، برخوردهای مدیریت، تخصص، تجربه، تحصیلات و انگیزه،

ب‌. مدیریت: فلسفه و سبک مدیریت، دسترسی به تکنولوژی های اطلاعاتی و ….

عوامل برون‌سازمانی عواملی هستند که در بهره‌وری بسیار مؤثر هستند ولی بنگاه ها قادر به کنترل آنها نیستند؛ مانند: محیط کار، دسترسی به منابع مالی، برق، آب، سیاست های دولت، قوانین و مقررات ملی و بین‌المللی، حمل و نقل، ارتباطات و مواد اولیه و ….( آلتونباس و همکاران، 2000).